Glossaires

Glossaire concernant les archives :

 

Archives nationales : organisme chargé de la conservation des archives provenant des organes centraux de l’Etat et d’organismes publics dont la compétence s’étend sur l’ensemble du territoire national, à l’exclusion des archives relevant des ministères chargés des Affaires étrangères et de la Défense nationale.

 

Armic ou Dimab : appellation courante employée par le personnel des archives pour désigner le carton de conditionnement répondant aux normes adoptées par les Archives nationales. Il s’agit du nom des sociétés produisant ces cartons.

 

Article : unité matérielle de conditionnement des documents d’archives, correspondant à l’unité de cotation et de description. L’article est le plus souvent un carton mais il peut être aussi un rouleau, un plan de grande dimension, une cassette audio…

 

Bordereau : liste descriptive, en principe détaillée, énumérant les documents ou les articles contenus dans un versement (« bordereau de versement »), dans un ensemble destiné à l’élimination (« bordereau d’élimination »).

 

Communication : action de mettre un document à la disposition d’un utilisateur. Se dit aussi de l’action matérielle consistant à communiquer des documents.

 

Cote : ensemble de symboles (lettres, chiffres, signes) servant à classer chaque article dans son fonds ou son versement et servant à localiser un article dans un bâtiment d’archives.

 

Dates extrêmes : date la plus ancienne et date la plus récente d’un dossier, d’un carton ou d’un fonds d’archives.

 

Durée d’utilité administrative (DUA) : durée pendant laquelle un document ou un ensemble de documents doit être conservé en application de dispositions légales ou pour répondre à des impératifs de gestion, et au terme de laquelle il peut être trié, détruit ou conservé définitivement.

 

Dérogation : autorisation nominative exceptionnelle de consulter des documents d’archives publiques non communicables légalement au public, accordée à une personne qui en fait la demande motivée au directeur des archives de France.

 

Métrage linéaire : mesure d’un ensemble d’articles exprimée en fonction de la longueur de rayonnage qu’il occupe. 1 mètre linéaire (ml) occupe 1 mètre de rayonnage. Pour information : 1 ml = 3 « Armic ».

 

Tableau de gestion : état des documents produits par un service ou une entité, reflétant son organisation et servant à gérer ses archives courantes et intermédiaires et à procéder à l’archivage de ses archives historiques. Il fixe pour chaque type de documents les délais d’utilité administrative, délai de versement au service des archives compétent pour les recevoir, traitement final et modalités de tri à lui appliquer.

 

Versement : ensemble des documents versés en une seule fois ou opération consistant à transférer, d’un service, d’un établissement ou d’un organisme quelconque, des documents à un service d’archives. Cette opération est réglementairement accompagnée d’une liste descriptive des documents ainsi transférés, dite bordereau de versement.

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *